Система менеджмента качества – как инструмент управления затратами в угольной отрасли. «Будущее Вашего бизнеса – это стратегия, которая есть в Вашем воображении, и инструмент ее воплощения, который у Вас в руках» М. Горский Абстрагируясь от сложных аббревиатур и терминов, таких как ISO 9001, ISO 9004, BSC, бюджетирование, каскадирование целей, управленческий учет и т.д., предлагаем вам следующую логическую цепь, ряд аксиом, на базе которых и создается фундамент изменений в компаниях, приходящих к нам на консалтинг. 1. Любое дело затевается ради достижения результата. Если это бизнес, то результатом должны быть деньги. Деньги сегодня или в точно определенной собственниками бизнеса перспективе. 2. Для достижения результата мы задействуем ограниченное!!! количество ресурсов в понятных, управляемых процессах. Управляемость процесса означает возможность прогнозировать результат. 3. Чем меньше задействовано ресурсов и больше доход, тем больше радости в глазах инициаторов действа. Думаю, любой здравый человек, который берется организовать свой бизнес или управлять оным, не будет спорить с этими догмами, принципами, правилами. Если так, то попытайтесь для себя ответить на следующие вопросы: 1. Возможна ли организация бизнеса без постановки четкой, измеримой, достижимой цели? 2. Возможно ли достижение поставленных целей без планирования шагов по ее реализации? 3. Возможно ли рациональное распределение всегда… ВСЕГДА!!! ограниченных ресурсов без жесткой, работающей, как часы, системы планирования? 4. Возможна ли постановка системы планирования на предприятии без четкой и чуткой системы учета, быстрого, не посмертного, а управленческого учета затрат и анализа деятельности организации? И если на все четыре вопроса у вас не хватило сил ответить утвердительно, тогда найдите ответ еще на один вопрос – так почему же, ПОЧЕМУ??? мы этого всего не делаем?!? А если делаем, то не целостно, не системно, а какими – то частями. Бюджеты без стратегии, анализ без управленческого учета, или учет без финансового анализа, или и то и другое без определения целей, понятных вашей команде. А без этого как членам команды быть вам единомышленниками. Единая мысль редко приходит в голову ко всем одновременно, потому задача первого руководителя ее генерировать и зажигать ею сердца соратников. После того, как приходит осознание логики управления, можно говорить и о наполнении этого самого управления. Цели – процессы – планирование – ресурсы – организация – мотивация - учет – анализ - улучшения: эта цепь неразрывно связанных событий и есть каркас любой программы изменений организации, каким бы инструментарием ни пользовались созидатели - изменители. Первоосновой становится именно эта цепь, а не формальное тупое следование выбранному шаблону. Есть золотое правило систем менеджмента качества – «если регламент мешает достижению цели, изменяйте регламент». Так мы и пришли к реализации комплексного проекта по построению системы менеджмента качества, и на ее основе создание автоматизированной системы управленческого учета и анализа на угольном предприятии. Все меньше предприятий формально следуют за требованиями стандарта ISO 9001-2000, и вообще мало говорят о необходимости его внедрения. Все больше клиентов, которые требуют живую систему, реально улучшающую управляемость бизнеса. А руководители, собственники бизнеса не понимают никакого языка, кроме языка денег. Потому и мало смысла в манипуляциях по улучшению менеджмента без постановки планирования, управленческого учета, анализа с выходом на рубли. И наш клиент не исключение. Итак, шаг за шагом. ПЛАНИРОВАНИЕ Одним из ключевых, основополагающих инструментов системы менеджмента качества является планирование, которому в стандарте ISO 9001 уделяется большое внимание. Планирование включает в себя постановку целей, планирование системы управления, ресурсов, процессов выпуска и производства продукции. Система планирования в компании начинается с выработки стратегических целей, затем определения системы показателей, измеряющих эти цели, как инструмента долгосрочного планирования, и краткосрочное планирование через систему попроцессных бюджетов. Например, достижение цели – снижение затрат на производство и реализацию продукции - возможно и на этапе долгосрочного, и на этапе краткосрочного планирования. Универсальным инструментом планирования является BSC (Balanced Scorecart) или Сбалансированная Система Показателей (ССП) - как инструмент менеджмента, используется для распространения стратегии организации на все уровни «сверху вниз». Этот инструмент не есть требование стандарта ISO 9001, но он легко интегрируется с системой менеджмента качества в части целеполагания. Важнейшими преимуществами BSC являются: • мотивация сотрудников на достижение стратегических целей, а не контроль за их деятельностью; • возможность формулировать и решать долгосрочные цели организации; • возможность донести стратегию до всех уровней предприятия, за счет перевода целей на язык количественных показателей делает их ясными и понятными для каждого; • концентрация усилий всех сотрудников предприятия в одном направлении. Краткосрочное планирование осуществляется с помощью оперативного бюджетного планирования, которое реализуется в рамках управленческого учета и является одной из его составляющих. Практическое внедрение планирования через сбалансированную систему показателей или с помощью бюджетного планирования невозможно без механизмов обратной связи, таких как управленческий учет, отличающийся от бухгалтерского полнотой и достоверностью, высокой оперативностью, возможностью применения полученных данных для планирования и бюджетного управления. БЮДЖЕТИРОВАНИЕ И БЮДЖЕТНОЕ УПРАВЛЕНИЕ Бюджетирование как метод управления затратами за свой цикл выполняет несколько важных функ¬ций: планирования деятельности предприятия в целом и по его подразделениям; суммиро¬вания и анализа всех коллективных предложений; разработки проектов бюджетов; просчета вариантов плана; внесения корректив; окончательного утверждения планов, проектирования коммуникационных обратных связей с учетом меняющихся условий. Являясь составной частью управленческого учета и контроля, бюджет создает объективную основу оценки результатов деятельности пред¬приятия в целом и отдельных процессов. Без бюджета при сравнении показателей текущего периода с предыдущими можно прийти к ошибочным выводам. Бюджет также является основой и критерием оценки выполнения плана в центрах ответственности и их руководителями: деятельность менеджеров оценивается по отчетам о выполнении бюджета, что повышает объективность оценок. Сравнение фактически достигнутых результатов с данными бюджета указывает области, на которых стоит сосредоточить внимание и действия. Бюджетное управление — оперативная система управления организацией по центрам финансовой ответственности с помощью бюджетов, позволяющих достигать поставленные цели путем наиболее эффективного использования производственных ресурсов. Бюджетное управление рассматривается шире понятия «бюджетирование». В отличие от него бюджетное управление предполагает построение финансовой структуры предприятия — иерархической системы центров финансовой ответственности предприятия. Важным моментом бюджетного управления является мотивация, использующая ме¬ханизм учета отклонений от запланированных показателей затрат и результатов и раз-граничение центров ответственности за такие отклонения. Бюджет способствует тому, что работники осознают себя частью процесса его выполнения, далее действует общее правило: если участвуете сами, значит желаете успехов организации. Бюджет способ-ствует повышению эффективности производства через групповой эффект, его наличие помогает сотрудникам чувствовать себя командой. Возможно применение расширенного толкования бюджетного управления: оно рассмат¬ривается как управление по отклонениям (формирование бюджета; определение фактиче¬ских показателей; определение отклонений, анализ вызвавших их причин и принятие реше¬ний на основе результатов анализа); толкование бюджетного управления расширяется до понятия управления в системе внутриорганизационной коммерческой деятельности с учас¬тием трансфертных цен и арбитражной комиссии. Практически происходит подмена поня¬тий систем управления, гиперболизация одной из функций управления — планирования. Бюджетирование как элемент функции планирования должно присутствовать в любой си¬стеме управления, в том числе в системе управления по отклонениям, в системе управления по центрам ответственности, в системе контроля, в системе внутреннего хозрасчета и др. УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ Мы убеждены в необходимости управленческого учета издержек производства на угледобывающих предприятиях. Сегодня это звучит достаточно банально и не требует доказательств. Но камень преткновения как всегда в деталях. Наряду со всеми положительными качествами управленческого учета в целом, управленческий учет издержек производства, как одна из его составляющих, позволяет обеспечить формирование издержек производства, калькуляционный учет добычи угля, управленческий контроль издержек производства и управленческий анализ. Мы сделали попытку с помощью инструментов системы менеджмента качества обеспечить учет издержек производства по процессам: горно-подготовительных работ, монтажных работ горношахтного оборудования, процесса отработки лавы, учет издержек производства по процессам управления инфраструктурой и производственной средой: • в шахте (обеспечение воздухом и водоочистки горных выработок, ремонт горношахтного оборудования и обеспечение бесперебойной транспортировки угля на поверхность, поддержание элементов инфраструктуры и т.д.) • и на поверхности (обеспечение теплом, ремонтно-строительные и другие работы), А также учет общешахтных затрат по каждому направлению. Управленческий учет позволяет оперативно учитывать каждый вид затрат по элементам: материальные расходы, заработная плата с отчислениями в соответствующие фонды, амортизация основных средств, прочие расходы, а также определять постоянные и переменные составляющие каждого элемента. Угледобывающие предприятия имеют характерные особенности, влияющие на формирование издержек производства, исчисление себестоимости и порядок составления отчетных калькуляций на добычу угля. Безусловно, более высокая эффективность управленческого учета будет достигнута только в случае его постановки на базе созданной системы менеджмента качества. Не секрет, что в настоящее время на угледобывающих предприятиях в основном применяется «котловой» метод учета издержек производства, при котором учитываются все производственные затраты на одном бухгалтерском счете и, практически, отсутствует возможность получения данных для выполнения анализа эффективности каждого процесса. Отсутствие информации или ее искажение не позволяют принять адекватные своевременные управленческие решения, направленные на повышение эффективности производства. Система учета и контроля издержек производства относится к центральному звену управленческого учета. Управленческий учет издержек производства как элемент бухгалтерского учета отражает формирование издержек производства, обеспечивает калькулирование себестоимости продукции и выявление производственно-финансового результата хозяйственной деятельности предприятия и его структурных подразделений. Следовательно, «в системе управленческого учета формируется прежде всего информация об издержках производства». НУ И… Отрадно отметить, что руководство одной из шахт Кузнецкого бассейна приняли решение о внедрении системы менеджмента качества на своем предприятии с целью достижения более качественных характеристик добываемого угля и снижения себестоимости его добычи. Потому и родилась идея (не новая вообще, но для шахт Кузбасса реализуется впервые) объединить работы по построению системы менеджмента качества на основе международного стандарта ISO 9001 и на ее основе управленческого учета и анализа деятельности предприятия. Первые итоги совместной работы показывают что: 1. Повысилась мотивация и исполнительская дисциплина персонала, особенно верхней его полки – топ-менеджмента. 2. Пришло понимание происходящего в компании, границ ответственности и необходимости полномочий. Пошел процесс их выравнивания. 3. Понимание процессов дало новый взгляд на структуру, на лишние звенья и праздношатающихся. 4. Персонификация точек учета затрат заставляет руководителей процессов более осторожно относится к планированию и расходованию средств 5. Более детально были рассмотрены имеющиеся активы на предмет их оптимизации. Процесс пошел… Таким образом, в реалиях сегодняшней экономики мало иметь только управленческий учет, мало строить только систему менеджмента, мало концентрироваться на констатации наличия несоответствий. Необходимо делать это все комплексно с выходом на мероприятия по изменению, по улучшению бизнеса. А система менеджмента качества, или, точнее, система общего менеджмента на основе стандарта ISO 9001, бюджетирование, планирование, управленческий учет дают замечательную основу для этого. Позволяют системно, попроцессно, оперативно, с достаточным уровнем достоверности анализировать деятельность предприятия и, что самое главное, предлагают действующие механизмы для выработки и реализации управленческих решений по улучшению продукции, процессов, системы в целом. В.А. Никитенко – КЭН, директор «ССЦ - Кузбасс» Н.М. Новикова – КЭН, директор НП «СибирьБизнесКонсалтинг»